Viella Krieckemans
Office support voor ondernemers en organisaties
variabele en flexibele inzetbaarheid
werkzaamheid voornamelijk op afstand
administratieve expertise
ADMINISTRATIEVE FREELANCER
VIRTUELE ASSISTENTE
Agendaplanning
Je bent coach en je sessies horen zorgvuldig in je agenda gepland te worden. Of je bent trainer en je trajecten moeten in je weekplanning ingevuld worden. Ik steek deze puzzel graag voor je in elkaar. De verschillende aanvragen die je ontvangt, plan ik met plezier in je agenda en je contacten worden vakkundig en klantvriendelijk opgevolgd met een persoonlijk bericht.
Agendaplanning betekent dus NIET een prospectielijst rondbellen… het gaat echt om de kunst van je dagplanning gestructureerd en efficiënt te organiseren.
Facturatie
Elke maand weer zie je er tegenop om de facturen te maken. Het kost je zeeën van tijd. Daardoor loop je soms inkomsten mis. Zonde!
Ik maak met plezier al je facturen en verstuur ze naar je klant. Misschien moeten deze nog in een bank- en/of boekhoudsysteem verwerkt worden? Of moet de bankrekening nagekeken worden want hebben je klanten waarschijnlijk betaald?
ViConcept - Office support op afstand
Met ViConcept ondersteun ik ondernemers en organisaties met office support voornamelijk op afstand zodat zij meer tijd en focus kunnen creëren voor hun eigen kerntaken en zo hun onderneming laten groeien.
Je bent ondernemer in volle groei met je bedrijf. Je werkt met hart en ziel, maar je voelt dat het anders moet… Je komt tijd te kort voor alle dingen die je zou moeten/willen doen. Maar je huidige takenpakket slorpt al je tijd en energie op en groeit over je hoofd. Je wil het niet meer allemaal alleen doen, aan alles moeten denken en dan ook nog allemaal zelf in handen nemen…. Je wil efficiënter te werk gaan. Het wordt tijd om dingen uit te besteden!
Ik neem deze met plezier uit handen zodat jij opnieuw tijd, energie en focus creërt. Ik denk met je mee en doe de nodige uitvoerende taken. Zo kan jij je met volle aandacht richten op je eigen activiteiten en op de verdere groei van je onderneming!
De beste manier om er achter te komen of en hoe ik je kan helpen is door samen in gesprek te gaan.
Planning en organisatie
Moeten de inschrijvingen verwerkt, opgevolgd en gefactureerd worden? Wens je bevestiging van je training te mailen aan de ingeschrevenen? Zijn er zaken die geregeld moeten worden met de locatie, de catering, enz.? Hebben je deelnemers handouts nodig en moeten deze nog opgemaakt worden? Ook de opvolging van de evaluaties biedt waardevolle informatie voor je over wat goed ging en wat beter kan.
Als virtueel assistent neem ik je die werkzaamheden graag uit handen. In het organiseren van trainingen en opleidingen, denk ik actief met je mee, we bekijken samen wat er dient te gebeuren en ik doe de nodige acties. Zo kan jij je focussen op de vorm en de inhoud van jouw training.
Wat is een virtueel Assistente (VA)?
Een virtueel assistente (VA) is een zelfstandig ondernemer die organisaties en ondernemers werk uit handen neemt waarbij de inzetbaarheid variabel en flexibel is en waarvan de werkzaamheden van op afstand worden uitgevoerd en volgens zij/haar eigen specialiteit.
Over mij
Reeds in mijn opleidingen Handelswetenschappen en Marketing werd ik getriggerd door ondernemerschap. Ik kom uit een familie van zelfstandigen en zelf richtte ik in 2010 ViConcept op. Elke dag opnieuw ga ik met vreugde de uitdaging aan om mijn klanten in hun ondernemerschap te ondersteunen zodat zij verder kunnen groeien. Ik ben van de grote overtuiging door de handen in elkaar te slaan we samen stappen kunnen zetten. Elk taak binnen een onderneming is belangrijk. Elk bedrijfsproces is van belang. En ik maak met veel plezier deel uit van die schakels. Ik doe wat ik graag doe… en dat is administratie!
Ik werk reeds 10 jaar als VA-online ondernemer. Ik heb jaren expertise in de ondersteuning van vele klanten in uiteenlopende sectoren. Met de kennis en de ervaring die ik vergaard heb in mijn VA-ondernemerschap weet ik ondernemers te helpen, en anderzijds met Online Business Academy ook andere VA’s te adviseren, te inspireren en te begeleiden als geen ander.
Mijn doel is jou als ondernemer te ontzorgen, zodat jij je niet langer bezig hoeft te houden met randzaken waar je geen tijd voor hebt, of die jouw expertise niet zijn. Ik denk met je mee en neem operationele taken uit handen. Op die manier help ik je tijd te winnen zodat jij je kan concentreren op de verdere uitoefening en groei van je onderneming. Zo kan je je focussen op zaken waar jij goed in bent, die jij leuk vindt en waar je uiteindelijk ondernemer voor geworden bent.
Dankzij mijn ervaringen ben ik in staat om andere VA's hierdoor te helpen, te begeleiden en te ondersteunen in hun eigen VA-online ondernemerschap.
Mijn doel als va
Virtueel online werken
Virtueel online werken betekent dat ik op afstand werk vanuit mijn eigen kantoor. Tegenwoordig kunnen bijna alle taken online uitgevoerd worden. We wisselen online gegevens uit en blijven in contact via allerhande online programma's, o.a. e-mail, telefoon, dropbox, Google Meet, enz.
Indien gewenst of wanneer nodig kunnen we elkaar natuurlijk "live" zien op locatie.
Outsourcing, of uitbesteden zoals we in het Nederlands zeggen, is in het begin altijd een beetje spannend. Je gaat een nieuwe samenwerking aan en je geeft je vertrouwen aan een op dat moment nog onbekende.
Gelukkig zal je als ondernemer al heel snel de voordelen opmerken.
Voordeel 1: Het uitbesteden van taken is kostenefficiënt
Het financiële aspect bij een uitbesteding is eigenlijk heel eenvoudig: de persoon in kwestie werkt een afgesproken aantal uur per week / maand voor jouw onderneming en in ruil daarvoor betaal jij op het einde de gepresteerde uren. Geen extralegale voordelen, vakantiegeld of dertiende maand zoals bij werknemer in loondienst.
Voordeel 2: Je haalt expertise binnen
Elke VA heeft zo zijn/haar eigen expertise en is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in dat vakgebied. Via uitbesteding kan je dus voor elke specifieke taak / opdracht een expert in huis halen.
Voordeel 3: Via uitbesteding kan je continuïteit garanderen in je bedrijf
Ziekte van werknemers kan de continuïteit van je onderneming in gevaar brengen. Via uitbesteding kan je dit gemakkelijk opvangen. Voor elke positie in je bedrijf is er een freelance expert die onmiddellijk kan inspringen.
Voordeel 4: Jij kan je focus terug leggen op je kerntaken
Door randtaken uit te besteden kan jij je terug gaan focussen op die zaken die echt van belang zijn in je bedrijf. Die activiteiten waardoor je rechtstreeks en onrechtstreeks winst gaat maken en groei betekent voor je onderneming.
Is er ook een nadeel verbonden aan outsourcing?
Een nadeel zou ik het niet willen noemen maar het is belangrijk dat je bereid bent om een stuk controle af te geven en vertrouwen te leggen in de handen van iemand die jouw taken met de grootste zorg zal uitvoeren!
"Viella is de ideale virtuele medewerker voor een KMO of zelfstandige die nood heeft aan ondersteuning bij de business! Ze is klantvriendelijk, flexibel, en polyvalent inzetbaar voor een heel aantal taken. Bij haar laat ik mijn administratieve zaken, facturatie en klantenopvolging met vertrouwen achter!"
"Viella ondersteunt je als ondernemer in de lastige tijdrovende administratieve taken en taakjes. Correct en plichtbewust levert ze topkwaliteit af!"
"Ik werk sinds kort met Viella als onze virtual assistant. Zij neemt onverwachts en routine werk uit onze handen, vanop locatie, wat een enorme meerwaarde is gebleken. Viella werkt professioneel, denkt mee, en is een teamplayer. Ik kijk uit naar onze verdere samenwerking."
"Zij is steun én houvast voor de ondernemer. Viella heeft visie, zorgt voor structuur en doet dit met zodanig veel empathie dat de ondernemer zich geen zorgen hoeft te maken. Je kan bij haar op meer rekenen dan enkel maar je 'papieren op orde brengen'. Zij neemt zelf initiatieven tot verbetering. Viella is gedreven en heeft het hart op de juiste plaats. Ze wil dat je kan groeien en dat je kan focussen op datgene waar jij energie uit haalt. Viella is een uitzonderlijk netwerkster. Iemand met zoveel capaciteiten beveel ik graag warm aan in m'n netwerk."
Stijn Van Der Meulen
Karen Dejongh
Yasmin Dewilde
Bezieler Netwerkers.be
Managing Partner
The Job Coach
Coach
Ondernemersarchitect
Personal and Business Coach
"Structuur, duidelijkheid en uitvoering, daarvoor ben jij bij Viella aan het juiste adres. In onze samenwerking kon ik haar pro-actieve ingesteldheid, mee zoeken naar oplossingen en flexibiliteit bij veranderende zakelijke omstandigheden enorm appreciëren. Ik kijk met zeer positieve voldoening terug op onze samenwerking en kan Viella enkel hartelijk aanbevelen."
Gui Boven
Costa Belien
Hans Claesen
Uitvoerend bestuurder C-Works!
"We schakelden Viella in voor een spoedopdracht. Zij wist op zeer korte termijn een passende oplossing voor te stellen en de opdracht binnen de voorziene termijn te vervullen, die een strakke deadline kende. Het eindresultaat was boven verwachting. We zijn dan ook zeer tevreden met het geleverde werk!"
Bruno Delepierre
Founder & CEO Happonomy
"Viella heeft me jarenlang geholpen bij het administratief beheer van 2 vennootschappen. Haar ondersteuning zorgde voor de nodige structuur om een activiteit die me minder ligt goed te beheren. Ik heb daarbij vooral haar positieve ingesteldheid en flexibiliteit weten te waarderen."
Marc Heylen
Zaakvoerder Movimento M&K
"Sinds geruime tijd ondersteunt Viella mij als VA met de nadruk op de A. Ze is heel gestructureerd in haar aanpak en neemt ook eigen initiatieven om dingen op te lossen tot een positief resultaat. De samenwerking verloopt dan ook uitstekend en ik kan Viella van harte aanbevelen."
Mark Martens
Secretaris van de Belgische Vereniging voor Toxicologie en Ecotoxicologie (BelTox)
"Het is nu meer dan een jaar dat Viella ons bijstaat in het dagelijks bestuur van de Belgische Vereniging voor Toxicologie en Ecotoxicologie (BelTox). BelTox is een beroepsvereniging met opdracht om de wetenschappelijke kennis inzake effecten van chemische stoffen op mens en milieu door te geven door organisatie van cursussen, workshops en congressen. Ik heb een vlotte en aangename samenwerking waarbij Viella zelf initiatieven neemt tot verdere verbetering van de ondersteuning van de werking van de vereniging. Viella heeft een positieve ingesteldheid, heeft verantwoordelijkheidszin, is verdienstelijk en is een goede team speler die nieuwe uitdagingen inzake digitale toepassingen niet schuwt. Ik hoop nog lang met haar te kunnen samenwerken."
Mieke Dierckx
Ontwerpster
"Als groeiend merk ondervinden we soms wel eens “groeipijnen”. Daarom hebben wij ViConcept ingeschakeld om ons te ondersteunen bij de facturatie & boekhouding. Wij zijn erg tevreden over de vlotte manier van samenwerken & de concrete aanpak, om zo boekhoudkundige problemen snel op te lossen. Viella heeft ons geholpen om een doorstart te maken naar een nieuw facturatiesysteem en het inwerken van een nieuwe vaste werkkracht, waardoor wij nu alles “in-house” kunnen doen."
Piet De Coninck
General Manager Hima - Director Hima Benelux
"Viella gaf als management assistant ondersteuning aan Hima Benelux. HIMA is een internationaal netwerk van leveranciers en fabrikanten op het gebied van Home Improvement, DIY en Gardening.
Ze verzorgde de externe communicatie via de website, het mailingsysteem en sociale media.
Ook nam ze het secretariaat voor haar rekening. Hima Benelux kan tevreden terugblikken op de samenwerking met Viella"
